7 tiêu chí lựa chọn CRM để chủ khách sạn thắng đậm năm 2025

Xác định cách dữ liệu nhập vào hệ thống CRM

Yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn CRM cho khách sạn là xác định cách dữ liệu nhập vào hệ thống, nghĩa là dữ liệu được tích hợp trực tiếp hay dựa trên báo cáo.

Tích hợp trực tiếp nghĩa là hệ thống CRM được tích hợp với hệ thống quản lý tài sản (PMS) của khách sạn và các ứng dụng liên quan khác. Việc tích hợp cho phép truyền dữ liệu theo thời gian thực giữa các hệ thống, đảm bảo tất cả thông tin của khách như sở thích, chi tiết đặt phòng và lịch sử mua hàng đều được đồng bộ hóa và có thể xem được mọi nơi

Luồng thông tin liền mạch giúp tăng cường đáng kể khả năng cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng và hợp lý hóa hoạt động của khách sạn.

Nhập dữ liệu vào hệ thống CRM dựa trên báo cáo liên quan đến việc xuất dữ liệu từ PMS và các hệ thống liên quan khác và nhập dữ liệu đó vào hệ thống CRM. Nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp này, CRM có thể làm sạch dữ liệu, khớp và hợp nhất cấu trúc dữ liệu, tránh sự trùng lặp và không nhất quán về dữ liệu. 

Tính năng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

Điều quan trọng khi chọn CRM cho khách sạn là phải giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Mục tiêu có thể là cải thiện hiệu quả của phòng ban, năng suất làm việc, quản lý dữ liệu hiệu quả,...Một số tính năng doanh nghiệp cần cân nhắc khi chọn CRM là: 

Quản lý liên hệ 

Phần mềm CRM có thể tạo điều kiện thuận lợi, cho phép các khách sạn lưu trữ thông tin chi tiết của khách hàng như tên, email, số điện thoại, địa chỉ, sở thích và thông tin đặt phòng. 

Nhờ đó sẽ giảm bớt công việc quản lý thủ công thông tin chi tiết của khách hàng. Hơn nữa, CRM hỗ trợ ban quản lý khách sạn đưa ra quyết định cải thiện dịch vụ đúng đắn nhất. 

Khả năng tương thích của ứng dụng di động 

Khả năng tương thích với các ứng dụng là chìa khóa cho khách sạn khi lựa chọn phần mềm CRM. Nó cho phép nhân viên sử dụng các ứng dụng CRM trên thiết bị di động, giúp việc quản lý trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. 

Các khách sạn đảm bảo phần mềm CRM hoạt động với nhiều hệ điều hành và thiết bị di động khác nhau - như IOS và Android. Ngoài ra hãy tìm hiểu xem phần mềm CRM có hoạt động ngoại tuyến được hay không để các quy trình không bị gián đoạn. 

Tích hợp với hệ thống quản lý khách sạn 

Việc tích hợp phần mềm CRM với hệ thống quản lý khách sạn là điều cần thiết để cải thiện hoạt động của khách sạn. Một số tính năng doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Đồng bộ hệ thống đặt phòng tự động: Phần mềm phải kết nối với hệ thống đặt phòng của khách sạn. Điều này cho phép tự động cập nhật thông tin khách hàng, đặt phòng 
• Giao tiếp hợp lý hóa: Giải pháp CRM phải cho phép giao tiếp liên phòng ban và nhắn tin tức thời để nhân viên có thể dễ dàng giao tiếp với nhau 
• Bảo mật dữ liệu: Điều quan trọng là dữ liệu phải được bảo mật và an toàn bằng các hình thức mã hóa dữ liệu 

Phân tích và báo cáo 

Phân tích và báo cáo của CRM rất quan trọng đối với khách sạn vì cần xử lý lượng lớn dữ liệu khách hàng phức tạp. Các hệ thống cũ thường thiếu đi những tính năng hiện đại, có thể khiến việc điều hương và hiểu dữ liệu khách hàng trở nên khó khăn.

Bằng cách lựa chọn hệ thống CRM, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình quản lý và phân tích dữ liệu khách hàng. Hệ thống CRM nên cung cấp giao diện trực quan, bảng điều khiển thân thiện với người dùng. Báo cáo có thể tùy chỉnh, cho phép doanh nghiệp sắp xếp và trực quan hóa dữ liệu phù hợp, dễ hiểu nhất.

Nhờ sự hỗ trợ của CRM, doanh nghiệp có thể nắm bắt những thông tin chi tiết, có giá trị về hành vi, sở thích cũng như thói quen của khách hàng, giúp doanh nghiệp có những quyết định sáng suốt hơn để nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy doanh thu. 

Hỗ trợ CRM đa kênh 

Khi chọn CRM cho khách sạn, điều quan trọng phải đảm bảo rằng nó hỗ trợ giao tiếp đa kênh thay vì chỉ có email.

Trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay, khách hàng tương tác với khách hàng thông qua nhiều kênh khác nhau như sms, mạng xã hội,..CRM đa kênh cho phép doanh nghiệp tiếp cận khách sạn tiếp cận khách hàng của mình bằng nhiều cách hơn là chỉ qua email.

Việc sử dụng CRM đa kênh giúp khách sạn cung cấp trải nghiệm được cá nhân hóa và nhất quán trên nhiều điểm tiếp xúc. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng thông qua các kênh truyền thông mà khách hàng ưa thích, điều này giúp nâng cao  sự hài lòng của khách hàng và giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ được gắn kết hơn. 

Tự động hóa 

Tự động hóa giúp doanh nghiệp hợp lý hóa các tác vụ và quy trình làm việc làm đi lặp lại như xác nhận đặt phòng, trả lời yêu cầu, thu thập phản hồi, theo dõi lưu trú,..Giúp giải phóng được thời gian cho nhân viên để tập trung vào các tương tác quan trọng với khách. 

Các tính năng cần có như chiến dịch email tự động,  đặt lời nhắc,  nhắc nhở tác vụ tự động hay tự động hóa quy trình làm việc,...Bằng cách lựa chọn hệ thống CRM có khả năng tự động hóa phù hợp, doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất, giảm lỗi sai do nhân viên đồng thời đảm bảo tạo trải nghiệm liền mạch cho khách hàng. 

Nhờ sự hỗ trợ của CRM, doanh nghiệp có thể nắm bắt những thông tin chi tiết, có giá trị về hành vi, sở thích cũng như thói quen của khách hàng, giúp doanh nghiệp có những quyết định sáng suốt hơn để nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy doanh thu. 

Cá nhân hóa giao tiếp với khách hàng

Doanh nghiệp nên cân nhắc hệ thống CRM có khả năng cá nhân hóa thông tin liên lạc. Hệ thống CRM sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các tùy chọn cá nhân hóa các chiến dịch của doanh nghiệp thông qua sử dụng mã thông báo.

Mỗi mã thông báo là một khía cạnh giúp doanh nghiệp cá nhân hóa như loại phòng, tên, phương tiện di chuyển, ngày sinh,..và nhiều thông tin khác.

CRM có thể hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế các ưu đãi, đề xuất các dịch vụ hay tiện nghi, lời mời đặt phòng lại…Bằng cách truyền tải các thông điệp phù hợp với từng khách, doanh nghiệp có thể nâng cao sự hài lòng của khách, thúc đẩy lòng trung thành và cuối cùng là tăng doanh thu. 

Lên lịch và lập kế hoạch cho các chiến dịch truyền thông 

Hệ thống CRM của khách sạn phải có khả năng giúp doanh nghiệp lên lịch và lập kế hoạch cho các nỗ lực nuôi dưỡng khách hàng và giao tiếp, cho phép doanh nghiệp tạo và quản lý các chiến dịch, lập kế hoạch nội dung và thiết kế toàn bộ hành trình khách hàng. 

Tính năng này cho phép doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các nỗ lực tiếp thị của mình, đảm bảo rằng doanh nghiệp tiếp cận đúng tệp khách hàng vào đúng thời điểm và đúng thông điệp. Đồng thời điều này cũng giúp doanh nghiệp duy trì sự tương tác nhất quán với khách hàng, cung cấp nội dung kịp thời và có liên quan, đồng thời thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi cao hơn. 

Chức năng này trong hệ thống CRM giúp doanh nghiệp nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng một cách chiến lược từ đó tăng lòng trung thành và doanh thu. 

Trên đây là cách chọn CRM cho khách sạn, điều quan trọng là doanh nghiệp phải đưa ra những quyết định sáng suốt đáp ứng nhu cầu của chính doanh nghiệp. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật thông tin hữu ích nhé!