9 cách tối ưu hóa hiệu suất CRM gia tăng doanh số cho doanh nghiệp

Một hệ thống CRM được tối ưu tốt có thể cải thiện đáng kể hoạt động quản lý khách hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc tối ưu hoá hiệu suất của công cụ này lại không đơn giản. Trong bài viết này, Bizfly sẽ cung cấp cho bạn 9 cách cải thiện hiệu suất CRM hiệu quả nhất.

Tại sao doanh nghiệp cần tối ưu hóa hiệu suất CRM?

CRM là một công cụ thiết yếu hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Để thực sự khai thác tiềm năng của CRM, doanh nghiệp cần chú ý tối ưu hóa hiệu suất phần mềm này.

Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp nên tối ưu hoá hiệu suất CRM:

• Thứ nhất, CRM hoạt động chậm có thể gây khó chịu cho nhân viên và ảnh hưởng đến năng suất của họ. Bằng cách tối ưu hóa hệ thống, nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thời gian, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng cần ưu tiên khác.
• Thứ hai, khách hàng của bạn luôn mong đợi những dịch vụ được cá nhân hóa, tiện lợi và nhanh chóng trong khi một hệ thống CRM hoạt động kém có thể dẫn đến sự chậm trễ, lỗi hoặc tệ hơn là mang lại trải nghiệm tiêu cực.
• Thứ ba, phần mềm không được tối ưu hóa có thể khiến việc xử lý dữ liệu xảy ra sai sót, dẫn đến những quyết định kinh doanh không chính xác. 
• Thứ tư, doanh nghiệp của bạn có thể đang lãng phí thời gian, cơ hội và chi phí với một phần mềm kém hiệu quả. Bạn có thể cải thiện điều này khi tối ưu hoá CRM, giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ phi năng suất, hoạt động thủ công,...  
• Cuối cùng, tối ưu hoá CRM là một trong những giải pháp hiệu quả để tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh khốc liệt hiện nay.

Những lợi ích của việc tối ưu hoá hiệu suất CRM

Vậy khi doanh nghiệp sở hữu một hệ thống CRM được tối ưu hoá sẽ đem lại những lợi ích như thế nào? Dưới đây chính là câu trả lời.

Tăng năng suất nhân viên 

Những nhiệm vụ cơ bản như nhập, phân loại dữ liệu, gửi tin nhắn tự động,... sẽ được CRM tự động hoá và hỗ trợ thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng. 

Nhờ đó, nhân viên phụ trách có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng hơn như chốt giao dịch, cải thiện sự hài lòng khách hàng, hỗ trợ quá trình mua,... giúp tăng năng suất lao động cá nhân, tiết kiệm nguồn lực cả về thời gian và ngân sách cho doanh nghiệp.

Xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng

Nền tảng CRM được tối ưu hoá sẽ giúp quá trình cung cấp dịch vụ, chăm sóc khách hàng của công ty được cải thiện và nâng cao. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng tương tác và thúc đẩy các mối quan hệ có ý nghĩa với khách hàng.

Cung cấp thông tin chi tiết và phân tích có giá trị

Những dữ liệu được cập nhật và phân tích thường xuyên nhờ hệ thống CRM tối ưu sẽ vừa là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý khách hàng, vừa là cơ sở để đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.

Bảo mật nâng cao

Với các doanh nghiệp lớn, việc quản lý và bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng. Tối ưu hoá hiệu suất CRM bằng cách tích hợp công nghệ bảo mật tiên tiến, tính năng cấp quyền truy cập,... sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn dữ liệu cho khách hàng.

9 cách tối ưu hóa hiệu suất CRM hiệu quả 

Đào tạo đội ngũ của bạn

Đầu tư vào đào tạo và giáo dục thường xuyên cho nhân viên của bạn để đảm bảo họ nắm rõ các tính năng và lợi ích của hệ thống CRM. Nhân viên của bạn càng thành thạo thì họ càng có khả năng khai thác và tận dụng hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể triển khai đào tạo thông qua:

• Các buổi đào tạo chuyên sâu về tính năng, cách sử dụng CRM để tiếp thị sản phẩm, dịch vụ sao cho hiệu quả.
• Hội thảo chia sẻ kiến ​​thức.
• Khuyến khích các thành viên khám phá các tài nguyên CRM sẵn có.

Tự động hoá các tác vụ lặp đi lặp lại

Doanh nghiệp nên tự động hoá các nhiệm vụ cơ bản trong quy trình quản lý khách hàng chẳng hạn như nhập dữ liệu, phân khúc khách hàng tiềm năng, theo dõi email,... để tối ưu hoá hiệu suất hoạt động của CRM. 

Nếu các tác vụ này không được tự động hóa sẽ vừa gây lãng phí thời gian, nguồn lực, vừa khiến hoạt động quản lý khách hàng, kinh doanh của doanh nghiệp kém hiệu quả.

Tích hợp với các hệ thống, phần mềm khác

Việc tích hợp CRM với các hệ thống khác có thể giúp phần mềm của bạn hoạt động hiệu quả hơn, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tăng doanh thu, xây dựng quan hệ khách hàng. Một số đề xuất tích hợp có thể kể đến như:

• Nền tảng tự động hóa tiếp thị 
• Phần mềm hỗ trợ và quản lý khách hàng
• Trí tuệ nhân tạo (AI)
• Ứng dụng email

Và nhiều phần mềm khác.

Ngoài ra, việc tích hợp liền mạch sẽ cho phép doanh nghiệp đồng bộ hoá dữ liệu giữa các hệ thống, loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo cái nhìn thống nhất về khách hàng.

Xây dựng hệ thống nhập dữ liệu thống nhất

Tối ưu hoá hiệu suất CRM bằng việc xây dựng quy trình nhập dữ liệu thống sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu cũng như không bỏ lỡ những thông tin giá trị.

Cách tốt nhất đó là hãy tạo một danh sách kiểm tra dữ liệu được nhập vào. Bạn có thể sử dụng danh sách này để theo dõi và điều chỉnh kịp thời những thông tin đang được thêm vào hệ thống CRM của doanh nghiệp.

Làm sạch và cập nhật dữ liệu thường xuyên

Đảm bảo dữ liệu của bạn đầy đủ, chính xác và cập nhật cũng là một cách giúp tối ưu hóa hiệu suất CRM. Hãy thường xuyên dọn dẹp cơ sở dữ liệu hệ thống, xóa các bản ghi trùng lặp, lỗi thời và đừng quên chuẩn hóa các trường dữ liệu để duy trì tính nhất quán. 

Bằng cách duy trì dữ liệu “sạch” , bạn có thể tin tưởng vào tính chính xác của các báo cáo CRM, từ đó đưa ra những quyết định sáng suốt.

Luôn cập nhật hệ thống CRM của doanh nghiệp

Đừng quên cập nhật những thay đổi và bản phát hành mới nhất cho nền tảng CRM của bạn nhằm đảm bảo các hoạt động của hệ thống luôn diễn ra trơn tru và chính xác. 

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể cải thiện hoạt động quản lý khách hàng với các tính năng mới được cung cấp bởi các bản nâng cấp phần mềm. 

Tùy chỉnh CRM để phù hợp với nhu cầu kinh doanh

Tất cả các bản cập nhật CRM là khác nhau và nhằm phục vụ đa dạng mục đích của doanh nghiệp. 

Nhiệm vụ của bạn là xác định những nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp mà bản cập nhật cần đáp ứng. Từ đó lựa chọn hoặc tùy chỉnh hệ thống CRM sao cho tối ưu nhất. 

Đảm bảo an toàn hệ thống

Đừng quên kích hoạt bảo mật nhiều lớp cho hệ thống CRM của bạn để chúng hoạt động một cách tối ưu nhất, ngăn chặn các cuộc tấn công từ xa và phần mềm độc hại phổ biến có thể đe dọa đến dữ liệu của bạn. 

Cùng với đó, người dùng cũng chỉ được cung cấp quyền truy cập vào một số chức năng liên quan nhất định trong hệ thống, các báo cáo thay đổi dữ liệu phải được thông qua ở cấp tổ chức.

Cộng tác trong tổ chức

Cuối cùng, để triển khai tối ưu hóa hiệu suất CRM đòi hỏi cần có sự hợp tác. Bạn cần giải quyết vấn đề của hệ thống? Một kênh giao tiếp cởi mở, chất lượng trong công ty chính là giải pháp. Sự trợ giúp và hợp tác của tập thể là điều kiện cần để tối đa hóa tiềm năng CRM.

Làm thế nào để đo lường hiệu quả tối ưu hoá hiệu suất CRM?

Để xác định hiệu quả quá trình tối ưu hoá hiệu suất CRM, doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá qua các số liệu sau:

Hiệu quả bán hàng và tăng trưởng doanh thu

Tối ưu hóa hiệu suất CRM có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất bán hàng và tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp. 

Bằng cách theo dõi những số liệu như:

• Tỷ lệ chuyển đổi
• Quy mô giao dịch trung bình
• Thời lượng chu kỳ bán hàng
• Số lượng đơn hàng đã chốt
• Số cuộc gọi đã thực hiện/email đã gửi đi

Và các chỉ số khác. 

Điểm hay của những KPI này là chúng chủ yếu mang tính định lượng và dễ đo lường; thông thường, các chỉ số này theo xu hướng càng nhiều - càng tốt.

Do đó, doanh nghiệp có thể xác định được mặt nào đang đem lại lợi nhuận nhiều nhất, mặt nào vẫn cần giải quyết và hệ thống CRM đã hoạt động hiệu quả hay chưa.

Giữ chân và làm hài lòng khách hàng

Theo dõi tỷ lệ giữ chân khách hàng và thu thập phản hồi thông qua các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng sẽ cho thấy hệ thống CRM của bạn đang hỗ trợ thành công các chiến thuật xây dựng mối quan hệ hay không. 

Các chỉ số này cao đồng nghĩa với việc khách hàng hài lòng và có xu hướng muốn tiếp tục hợp tác kinh doanh với bạn. 

Tiết kiệm chi phí 

Đừng quên đánh giá những khoản chi phí doanh nghiệp tiết kiệm được nhờ việc tối ưu hoá hiệu suất CRM. Chẳng hạn như doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý hơn, các thủ tục được đơn giản hoá hay số lượng công việc thủ công ít hơn,... những điều này vừa giúp tiết kiệm nguồn lực về mặt chi phí, vừa tiết kiệm về mặt thời gian.

Bất kỳ hệ thống CRM nào, dù hiện đại đến đâu, đều phải được tối ưu hoá để tạo ra kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Bizfly hy vọng với bài viết trên, các doanh nghiệp đã có thể lựa chọn cho mình một cách thức tối ưu CRM phù hợp.