Cách set up Tea Break tổ chức sự kiện, hội thảo, cuộc họp

Cách setup tea break làm sao cho hoàn hảo là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Điều này không quá khó nhưng cần ban tổ chức am hiểu và nắm được quy trình thực hiện. Bài viết dưới đây của Bizfly sẽ chia sẻ thông tin tổ chức tiệc trà dành cho những ai chưa có kinh nghiệm.

Lợi ích của tổ chức tea break

Trong vài năm trở lại đây, tea break đang dần trở thành một loại hình tiệc được các doanh nghiệp, công ty thường xuyên tổ chức. Đây không chỉ đơn giản là một tiệc trà mà còn là cách để doanh nghiệp truyền thông, thể hiện hình ảnh đẹp hơn trong mắt đối tác và khách hàng.

Tea break là hoạt động phổ biến ngày nay

Bản chất của tea break là một bữa tiệc trà tổ chức vào thời gian giải lao giữa sự kiện, hội thảo, cuộc họp. So với bữa tiệc lớn thông thường thì tea break là lựa chọn ưu tiên hơn bởi tiết kiệm chi phí, quy trình đơn giản mà vẫn tạo được ấn tượng tốt với tất cả người tham gia.

Thời gian tổ chức tea break thường chỉ kéo dài khoảng 30 phút những lại cực kì quan trọng. Nguyên nhân là bởi giữa không khí căng thẳng của cuộc họp hay nhàm chán của những hội nghị thì khoảng thời gian nghỉ ngơi là vô cùng cần thiết. Những miếng bánh ngọt thơm ngon, hoa quả căng mọng, đồ uống mát lành giữ không gian âm nhạc du dương sẽ giúp mọi người cảm thấy thư giãn và dễ chịu.

Đây cũng là thời gian để khách mời được giao lưu, trò chuyện để chuẩn bị tinh thần, thể lực cho sự kiện tiếp theo. Từ đó, cuộc họp sẽ diễn ra thành công tốt đẹp với sự thoải mái của người tham gia.

>> Xem thêm: Tea break là gì? Những điều cần biết về Tea break?

Hướng dẫn cách set up tiệc trà

Cách setup tea break không quá khó nếu mọi người thực hiện theo đúng quy trình dưới đây:

Chọn địa điểm tổ chức tea break

Bước đầu tiên trong cách setup tea break đó là khâu chọn địa điểm tổ chức. Tiệc trà thông thường là bữa ăn nhẹ giúp khách mời được thư giãn, nghỉ ngơi nên cần chọn không gian thoáng đãng, có tầm nhìn rộng.

Khi đáp ứng được tiêu chí này về địa điểm tổ chức, khách mời sẽ có cái nhìn thiện cảm hơn với ban tổ chức đồng thời người tham gia được trò chuyện thoải mái, cởi mở hơn.

Thực đơn tea break

Như đã nói ở trên, tea break thường chỉ kéo dài khoảng 30 phút nên thực đơn của bữa tiệc này cũng không cần quá cầu kì. Mục đích chính của nó là tạo không gian nghỉ ngơi cho khách mời, giúp họ lấy lại năng lượng đầy đủ trước khi sự kiện tiếp tục.

Thực đơn đồ ăn nhẹ của tiệc trà

Do đó, menu của tea break thường có các món ăn nhẹ cơ bản như: bánh ngọt, bánh mặn, trái cây, đồ ăn dinh dưỡng, đồ uống nhẹ. Lưu ý rằng, tất cả những đồ ăn này cần bày trên bàn tiệc, người tham gia không cần thực hiện quá nhiều thao tác để lấy được món mình yêu thích.

Số lượng món ăn cũng nên vừa đủ, không quá ít tránh đơn điệu và không quá nhiều khiến khách mời khó chọn.

Setup Trang trí tiệc tea break

Để setup trang trí tiệc tea break, ban tổ chức cần chú ý đến mục đích tổ chức của nó. Thông thường, tea break được tổ chức với mục đích sinh nhật, hội nghị, cuộc họp, chia tay… mỗi sự kiện đều có một phong cách trang trí riêng. Điều này quyết định khá lớn đến khả năng thành công của mỗi bữa tiệc cũng như ấn tượng của người tham gia với đơn vị tổ chức.

Trang trí tea break phù hợp với mục đích tổ chức

Nếu bữa tiệc mang tính chất gần gũi, thân thiết quy mô gia đình, mọi người có thể tự tay trang trí bằng những đồ có sẵn. Đồng thời, thêm trái cây được tạo hình và bày biện đồ ăn thật đẹp mắt. Tuy nhiên, với một tiệc trà quy mô doanh nghiệp cần đến những đơn vị chuyên nghiệp hơn để thực hiện. Phần không gian, âm nhạc, dụng cụ cho tea break cũng cần chỉn chu, sang trọng hơn.

Một điều khá quan trọng là cách sắp xếp dụng cụ như đĩa, thìa, dĩa, cốc, tách cũng cần bày trí gọn gàng, đẹp mắt. Chúng cần được đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng và phù hợp với không gian buổi tiệc.

Thay vì sử dụng đĩa nhựa, hãy ưu tiên dùng đồ thủy tinh, inox cho những bữa tiệc sang trọng. Đừng quên thêm vài giỏ hoa, đèn bàn, nến thơm… để bữa tiệc trở nên trang nhã, thanh lịch, tránh nhàm chán, đơn điệu.

Lên danh sách khách mời

Danh sách khách mời là một phần không thể thiếu để tổ chức bữa tiệc trà thành công. Điều này sẽ giúp ban tổ chức tính toán được số lượng đồ ăn cần thiết, tránh dư thừa hoặc thiếu sót. Ngoài ra, mọi người cũng cần xác định sở thích, khẩu vị của khách mời để chuẩn bị chu đáo hơn. 

Khi lên danh sách khách mời, ban tổ chức cần xác định được những ai chắc chắn sẽ tham gia. Khi khách mời đến, hãy đánh dấu xem còn thiếu ai để chỉnh sửa hoặc thay đổi sao cho phù hợp.

Phân công nhiệm vụ nhân sự

Trong bất kì một bữa tiệc nào cũng có sự tham gia của rất nhiều nhân sự phục vụ. Ban tổ chức cần nắm rõ số lượng nhân sự tham gia và bố trí công việc của từng người theo khu vực. Cần có một người quản lý chung để theo dõi quy trình của bữa tiệc và giải quyết những phát sinh có thể xảy ra.

Nếu tea break có quy mô lớn, mỗi bộ phận sẽ cần có người quản lý riêng để sát sao hơn với công việc và hỗ trợ khách mời nếu cần thiết.

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện trọn gói

Lưu ý khi tổ chức tea break cho sự kiện

Cách setup tea break không hề khó nhưng để bữa tiệc diễn ra thuận lợi, ban tổ chức cần thực hiện các lưu ý sau:

Bố trí tổ chức tea break cho sự kiện

• Các món ăn trong tiệc trà không cần quá cầu kì, chi tiết mà đơn giản, gọn nhẹ và tiện lợi cho người tham gia.

• Cách bày trí không gian tea break cần phù hợp với mục đích tổ chức, sắp xếp gọn gàng, khoa học.

• Nếu không gian tiệc đủ rộng, có thể sắp xếp bàn ghế cho khách mời ngồi thưởng thức đồ ăn và nghỉ ngơi.

• Đào tạo nhân viên phục vụ có tác phong chuyên nghiệp, lịch sự và hỗ trợ khách mời nhanh nhất có thể.

• Thêm âm nhạc nhẹ nhàng, thư giãn để tạo ra bầu không khí dễ chịu cho khách mời.

Trên đây là những thông tin cơ bản về cách setup tea break cho những ai chưa có kinh nghiệm. Hy vọng bài viết sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về bữa tiệc này và tổ chức thành công tea break theo đúng mục tiêu đề ra.