Cách viết email phản hồi khi khách hàng ‘’phẫn nộ’’ kèm ví dụ cho từng trường hợp

Hãy xin lỗi vì sự bất tiện và chuẩn bị thông tin liên quan khi trò chuyện với khách hàng có khiếu nại để gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Nên gửi email để xác nhận vấn đề của họ đã được giải quyết hay chưa.

Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã thông báo cho chúng tôi về việc giao hàng chậm trễ cho đơn hàng của bạn”.

Giải quyết vấn đề bằng một giải pháp phù hợp. Bạn cũng có thể đề nghị nhiều phương án xử lý khác nhau. Chẳng hạn, hoàn lại một phần tiền, gia hạn dịch vụ miễn phí hoặc thay thế một phần sản phẩm để giúp giảm thiểu sự cố.

Ví dụ: “Chúng tôi có thể hoàn tiền hoặc đổi [tên sản phẩm] với hình thức vận chuyển nhanh để có ngày giao hàng sớm hơn. Mặt hàng của bạn sẽ đến trong vòng 3 - 5 ngày làm việc”.

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự chậm trễ trong đơn hàng gần đây của bạn. Chúng tôi hiểu điều này gây ra sự bất tiện cho bạn và đang nỗ lực hết sức để giải quyết vấn đề.

Để bù đắp cho sự bất tiện này, chúng tôi muốn gửi tặng bạn [mã giảm giá/hoàn tiền/mặt hàng bổ sung]. Sự hài lòng của bạn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi và chúng tôi cam kết cải thiện dịch vụ của mình.

Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn chờ đợi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ [email/điện thoại dịch vụ khách hàng].

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ/Phòng ban của bạn]

[Tên công ty]

*[Thông tin liên lạc]*

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi rất tiếc về trải nghiệm gần đây của bạn và các vấn đề bạn gặp phải với [sản phẩm/dịch vụ] của chúng tôi.

Chúng tôi rất coi trọng chất lượng và rất tiếc rằng điều này không đáp ứng được kỳ vọng của bạn.

Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi muốn đề nghị đổi trả hoặc hoàn tiền. Sự hài lòng của bạn là vô cùng quan trọng đối với chúng tôi và chúng tôi cam kết đảm bảo điều này sẽ không xảy ra nữa.

Một lần nữa, cảm ơn bạn đã thông báo cho chúng tôi về vấn đề này. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số [số điện thoại/email dịch vụ khách hàng].

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ/Phòng ban của bạn]

[Tên công ty]

*[Thông tin liên lạc]*

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin lỗi về sự cố kỹ thuật mà bạn gặp phải với [sản phẩm/dịch vụ] của chúng tôi và đã gửi yêu cầu hỗ trợ. Chúng tôi hiểu điều này có thể gây khó chịu như thế nào và chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp giải quyết vấn đề này một cách kịp thời.

Vui lòng thử [các bước khắc phục sự cố cụ thể/truy cập trang Câu hỏi thường gặp/đọc Cơ sở tri thức]. Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bạn thêm. Để bày tỏ lời xin lỗi của mình, chúng tôi muốn gửi tặng bạn [giảm giá/hoàn tiền/dịch vụ bổ sung].

Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và thông cảm.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số [số điện thoại/email dịch vụ khách hàng] để được hỗ trợ kỹ thuật thêm.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ/Phòng ban của bạn]

[Tên công ty]

*[Thông tin liên lạc]*

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi chân thành xin lỗi vì dịch vụ khách hàng kém mà bạn đã nhận được. Đây không phải là trải nghiệm mà chúng tôi muốn mang đến cho bạn và rất tiếc vì bất kỳ sự thất vọng nào mà nó gây ra.

Chúng tôi rất coi trọng vấn đề này và sẽ giải quyết nội bộ để đảm bảo điều đó không xảy ra nữa. Để bù đắp cho điều này, chúng tôi muốn gửi tặng bạn [giảm giá/hoàn tiền/dịch vụ bổ sung].

Sự hài lòng của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi. Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số [email/số điện thoại dịch vụ khách hàng] nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác.

Cảm ơn bạn đã thông báo cho chúng tôi về vấn đề này và sự kiên nhẫn của bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ/Phòng ban của bạn]

[Tên công ty]

*[Thông tin liên lạc]*

Kính gửi [Tên khách hàng],

Chúng tôi chân thành xin lỗi vì lỗi trong đơn hàng gần đây của bạn. Việc nhận nhầm mặt hàng hoặc đơn hàng không đầy đủ là điều rất khó chịu và chúng tôi muốn làm mọi thứ có thể để giải quyết sự cố.

Chúng tôi sẽ ngay lập tức [gửi đúng mặt hàng/đổi sản phẩm/hoàn thành đơn hàng] mà bạn không phải trả thêm phí. Ngoài ra, chúng tôi muốn dành tặng bạn ưu đãi giảm giá hoặc phiếu giảm giá cho lần mua hàng tiếp theo.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi [email/số điện thoại dịch vụ khách hàng] để được hỗ trợ thêm.

Cảm ơn bạn đã thông cảm và kiên nhẫn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ/Phòng ban của bạn]

[Tên công ty]

*[Thông tin liên lạc]*

Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã phản hồi. Chúng tôi rất tiếc khi biết về trải nghiệm gần đây của bạn và xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể gây ra. Chúng tôi rất coi trọng những lo ngại của bạn và cam kết cải thiện.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số [email/số điện thoại dịch vụ khách hàng] để chúng tôi có thể giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và khôi phục niềm tin của bạn vào chúng tôi.

Cảm ơn bạn đã cho chúng tôi cơ hội để sửa chữa điều này.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ/Phòng ban của bạn]

[Tên công ty]

*[Thông tin liên lạc]*