9 cách cải tiến dịch vụ khách hàng có giá trị tối ưu nổi bật

Trước bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều nâng cao cải tiến dịch vụ khách hàng để tạo ra trải nghiệm tốt nhất, lấy được thiện cảm của khách hàng. 

Không chỉ là củng cố kỹ năng nhân viên CSKH, có nhiều phương pháp giúp cải tiến dịch vụ khách hàng mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Cùng tìm hiểu thông tin chi tiết qua bài viết Bizfly cung cấp dưới đây. 

Củng cố kỹ năng nhân viên CSKH

Một trong những giải pháp cải tiến dịch vụ khách hàng có khả năng tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng bởi tính chuyên nghiệp và khéo léo - Củng cố kỹ năng nhân viên CSKH luôn là cách mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. 

Một số những kỹ năng quan trọng mà đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng cần trau dồi để cải thiện dịch vụ của doanh nghiệp kể đến như: 

• Đồng cảm và kiên nhẫn với khách hàng của mình trong mọi tình huống, đặc biệt là đối với khách hàng khó tính. 
• Nâng cao kỹ năng giao tiếp mạch lạc, câu từ tôn trọng khách hàng và truyền tải thông tin đầy đủ. 
• Cải thiện kiến thức chuyên môn, áp dụng vào sản phẩm để khai thác mọi thế mạnh của sản phẩm có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. 
• Nâng cao đạo đức nghề nghiệp. 

Đọc thêm: Kỹ năng của một nhân viên chăm sóc khách hàng ưu tú

Cải thiện tương tác với khách hàng 

Cải thiện tương tác với khách hàng được kết hợp thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau sẽ tối ưu hiệu quả nhất. 

Cải thiện tương tác với khách hàng có ý nghĩa thúc đẩy những trải nghiệm tích cực, tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng tốt hơn. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp. 

Phát triển tương tác khách hàng thường được triển khai ở các giai đoạn khác nhau, ở mỗi giai đoạn doanh nghiệp sẽ có những định hướng và mục tiêu thúc đẩy riêng biệt. Dưới đây là một số phương pháp đổi mới tương tác khách hàng mà mọi người có thể tham khảo: 

• Ứng dụng công nghệ vào quá trình tương tác với khách hàng, sử dụng một nền tảng chung để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và chia sẻ thông tin. 
• Đối mặt với những sự cố một cách chủ động, xin lỗi khách hàng kịp thời. Tránh trường hợp khách hàng nhận ra lỗi lầm trước. 
• Lắng nghe và thấu cảm khách hàng của mình. 
• Cố gắng giải quyết vấn đề triệt để. 

Đo lường hiệu suất dịch vụ khách hàng 

Hầu hết trong mỗi kế hoạch đều sẽ có giai đoạn đo lường và đánh giá, việc làm này cho doanh nghiệp góc nhìn tổng quan về những hoạt động mình đang thực hiện, mức độ hiệu quả của nó. Từ đó, việc cải tiến sẽ có tính chính xác cao hơn khi nắm bắt được điểm yếu, điểm mạnh của mình. 

Đo lường hiệu suất dịch vụ khách hàng có thể được thực hiện bằng những công cụ đánh giá khác nhau như KPI, tỷ lệ bỏ sót cuộc gọi, thời gian phản hồi của khách hàng, mức độ trung thành,... Mỗi phương pháp này có cách thức thực hiện khác nhau, mục tiêu đo lường khác nhau, nên trong quá trình kết hợp đo lường, chúng ta nên làm rõ mục tiêu trước khi tiến hành, để tránh tình trạng chồng chéo hay thực hiện đánh giá không cần thiết. 

Tạo động lực làm việc cho nhân viên 

Tạo động lực làm việc cho nhân viên không chỉ giúp cải tiến dịch vụ khách hàng mà nó còn là mục tiêu của mọi doanh nghiệp khi thúc đẩy phát triển chung. Hãy đảm bảo rằng đội ngũ của mọi người luôn có tinh thần tốt với công việc bằng cách đưa ra những đánh giá định kỳ. Để giảm áp lực cho nhân viên khi thực hiện phương án này, bạn có thể cho nhân viên thực hiện chia sẻ ẩn danh, tự do nêu lên những khó khăn của họ. 

Hoặc cũng có thể làm hòm thư góp ý, khai thác ý tưởng về các chương trình thúc đẩy phát triển môi trường làm việc. 

Đọc thêm: KPI cho nhân viên chăm sóc khách hàng và 7 chỉ tiêu đánh giá hiệu quả

Trả lời khách hàng nhanh chóng

Khi gặp rắc rối hay có những thắc mắc, tâm lý khách hàng thường hoang mang, mong muốn vấn đề của mình được giải quyết nhanh chóng. Do đó, đội ngũ nhân viên có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng 24/7 sẽ mang đến chất lượng dịch vụ ngày một nâng cao. 

Để trả lời khách hàng trong thời gian tối ưu, mọi người có thể thực hiện xây dựng một quy trình phản hồi chặt chẽ. Quy trình này sẽ lược bỏ những hoạt động không có giá trị cao, gây mất thời gian cho khách hàng. Giúp doanh nghiệp đặt ra những quyết định, phân bổ nhân sự phù hợp hơn. 

Trả lời khách hàng nhanh chóng mang đến sự hài lòng lớn cho khách hàng

Tiếp nhận đề xuất của khách hàng 

Ý kiến của khách hàng chính là nguồn thông tin quý giá cho doanh nghiệp xây dựng lên những ý tưởng phát triển cho sản phẩm, dịch vụ. Trong quá trình thiết lập dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi thiếu sót, những đóng góp của khách hàng sẽ giúp hoàn thiện nó trọn vẹn hơn. 

Ngoài ra, tiếp nhận đề xuất còn có ý nghĩa lớn khi khách hàng biết rằng những đóng góp của mình có giá trị cao, mang lại những lợi ích tốt hơn cho cộng đồng và xã hội. Từ đó giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, gắn kết mối quan hệ ngày càng khăng khít. 

Đơn giản hóa quy trình phản hồi khách hàng 

Quy trình phản hồi khách hàng có thể được tinh gọn bằng chiều phương pháp khác nhau như: Tự động hóa phản hồi cơ bản, tạo kênh phản hồi thông minh, sử dụng công cụ phản hồi tự động,... 

Trên thực tế, hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng những tin nhắn tự động với cấu trúc thân thiện để kịp thời phản hồi khách hàng. Tuy nhiên, điều cuối cùng mà khách hàng cần đó là được trao đổi với nhân viên để trao đổi chi tiết về vấn đề của mình. 

Do đó, quy trình phản hồi khách hàng vẫn luôn cần nâng cao kỹ năng và trách nhiệm của bộ phận nhân viên đảm nhận. Tránh tình trạng khách hàng phải chờ đợi quá lâu. 

Đào tạo đội ngũ tư duy dài hạn 

Vòng đời khách hàng bao gồm các giai đoạn khác nhau. Ở mỗi giai đoạn, nhu cầu của họ sẽ thay đổi. Do đó, đào tạo đội ngũ dài hạn sẽ giúp nhân viên chủ động, thích ứng nhanh nhẹn hơn trong quá trình giải quyết nhiều vấn đề phát sinh đến từ khách hàng. 

Bằng cách đón đầu những tình huống có thể xảy ra, thái độ nhân viên luôn trong trạng thái sẵn sàng, vui vẻ đồng hành cùng khách hàng. Sẽ mang lại chất lượng dịch vụ được cải thiện rõ rệt.    

Đào tạo đội ngũ nhân viên phản ứng linh hoạt trong mọi giai đoạn của vòng đời khách hàng 

Chăm sóc khách hàng trên mạng xã hội 

Mạng xã hội đã và đang phát triển vững mạnh, hiện nay đây là nơi mà đông đảo khách hàng sử dụng để tìm hiểu thông tin, chia sẻ cảm nghĩ của mình về một vấn đề cụ thể nào đó. 

Nếu doanh nghiệp có kế hoạch chăm sóc khách hàng trên mạng xã hội tốt, bao gồm xác định nền tảng phù hợp, có mục tiêu rõ ràng cho từng đối tượng, đáp ứng nhanh chóng và chuyên nghiệp mọi mong muốn của khách hàng thì bên cạnh hình ảnh thương hiệu được gia tăng mà còn cải tiến dịch vụ khách hàng toàn diện đạt được những giá trị vượt trội. 

Đọc thêm: Những yếu tố dịch vụ khách hàng tốt doanh nghiệp cần có 

Cải tiến dịch vụ khách hàng luôn là yếu tố quyết định sự hưng thịnh của một tổ chứng trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. Hy vọng với thông tin được chia sẻ từ Bizfly về các phương pháp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng sẽ giúp mọi người nhanh chóng đưa ra nhiều những ý tưởng táo bạo để phát triển mục tiêu của mình.