Top 5 lý do vì sao nhân viên không chịu sử dụng phần mềm CRM?

CRM là một phần mềm được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao nhờ những tính năng vượt trội trong quản lý nguồn data và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, nhiều nhân viên không sử dụng CRM là một thực trạng phổ biến ở các doanh nghiệp hiện nay.

Các chuyên gia Bizfly sẽ giúp bạn giải đáp lý do tại sao nhân viên không muốn dùng hệ thống quản lý quan hệ khách hàng. Mời bạn theo dõi bài viết sau.

CRM chỉ mang lại lợi ích cho nhà quản trị

Hầu hết tâm lý của nhân viên là từ chối cái mới khi doanh nghiệp áp đặt sử dụng công nghệ mới vào kinh doanh. Bởi nhiều người cho rằng, sử dụng các công cụ quản lý hệ thống như CRM chỉ mang lại lợi ích cho nhà quản trị.

CRM chỉ mang lại lợi ích cho nhà quản trị 

Hệ thống CRM giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu một cách tập trung, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ tối đa trong chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, nhân viên nói chung và Sales nói riêng thường coi CRM như một công cụ để các bộ phận quản lý theo dõi hiệu suất công việc kinh doanh.

Nó cũng khiến nhiều nhân viên phải tăng ca do lập báo cáo và khiến họ bị xa rời nhiệm vụ bán hàng chính. Tâm lý đó khiến nhiều nhân viên không sử dụng CRM ngay cả khi công ty triển khai và áp đặt ứng dụng. 

Lo sợ thông tin khách hàng không được bảo mật

Lý do thứ hai khiến nhân viên không sử dụng CRM là những quan ngại về việc rò rỉ thông tin khách hàng. Đối với nhân viên Sales, data khách hàng là tài nguyên quan trọng nhất, quyết định hiệu quả làm việc của họ. Tuy nhiên, hệ thống CRM lại cho phép các nhà quản trị doanh nghiệp truy cập vào tất cả các dữ liệu. Nó cũng có thể được dùng chung cho các phòng ban trong một doanh nghiệp để kiểm soát toàn bộ quy trình bán hàng. 

Vì thế, khi doanh nghiệp ứng dụng CRM vào hoạt động kinh doanh và tiếp thị, nhân viên sẽ nảy sinh tâm lý lo sợ thông tin không được bảo mật tốt. Các nhân viên của phòng ban khác có thể đăng nhập vào hệ thống và lấy đi toàn bộ dữ liệu kinh doanh. Hoặc nếu nhân viên Sales bị sa thải, khả năng bị doanh nghiệp giữ lại toàn bộ data khách hàng là rất lớn. Khi đó, nhân viên Sales sẽ “mất trắng” dữ liệu khách hàng mà mình đã xây dựng lên. 

Sử dụng CRM gây lãng phí thời gian

Mặc dù có nhiều vai trò quan trọng trong quản lý dữ liệu và hỗ trợ chăm sóc khách hàng nhưng trên thực tế, nhiều nhân viên lại cho rằng nó lãng phí thời gian. Điều này được khẳng định khi hầu hết nhân viên Sale trong một số cuộc khảo sát đều nhất trí rằng, sử dụng CRM tốn nhiều thời gian để nhập dữ liệu. Đây là lý do quan trọng khiến nhân viên không sử dụng CRM trong hành trình bán hàng của mình. 

Sử dụng CRM gây lãng phí thời gian 

Nhiều người cho rằng, thay vì tốn thời gian nghiên cứu và sử dụng CRM, họ có thể làm việc khác hiệu quả hơn. Ví dụ như nghiên cứu sản phẩm, chăm sóc, hẹn gặp khách hàng, tìm hiểu thị trường,... Nhân viên cho rằng khả năng ký kết hợp đồng lớn hơn so với việc dành thời gian học phần mềm CRM. 

Phần mềm cứng nhắc

Phần mềm CRM yêu cầu nhân viên thường xuyên phải báo cáo hoạt động của mình trên hệ thống với nhà quản trị. Khi ứng dụng hệ thống CRM vào kinh doanh, các nhà quản trị sẽ yêu cầu nhân viên tạo lập báo cáo liên quan tới chỉ số kinh doanh, hàng hoá, khách hàng thường xuyên.

Chính điều này là lý do quan trọng khiến nhân viên không sử dụng CRM trong công việc. Mặt khác, hệ thống quản lý CRM cũng khiến họ cảm thấy khó chịu, gò bó khi làm gì cũng phải báo cáo hoặc xin phép trên phần mềm. Điều này hoàn toàn không phù hợp trong môi trường làm việc đòi hỏi tính cơ động cao. 

Đặc biệt là khi xử lý các tình huống cấp bách, có tính nhanh nhạy và chính xác cao. Đồng thời, trong các cuộc khảo sát gần đây, nhiều nhân viên bày tỏ về những bất tiện khi sử dụng CRM. Sau một ngày làm việc mệt mỏi, nhân viên thường cảm thấy áp lực khi phải quay trở lại bàn làm việc để cập nhật thông tin vào hệ thống. Điều này cũng là một trong những lý do chính khiến cho lượng doanh nghiệp thất bại trong triển khai CRM lên đến 40%. 

Xem thêm bài viết: Nguyên nhân triển khai CRM thất bại: 7 lý do cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng mắc phải

Không muốn bị kiểm soát

Ứng dụng hệ thống quản lý CRM cho phép nhà quản trị doanh nghiệp kiểm soát hoạt động của nhân viên. Còn tâm lý chung của nhân viên là mong muốn môi trường làm việc thoải mái và không bị gò bó khi làm việc. Đó cũng là một trong những lý do thực tiễn phổ biến nhất khiến cho nhân viên không sử dụng CRM. Họ không muốn thường xuyên bị đốc thúc thực hiện nhiệm vụ hay yêu cầu làm hoạt động này, hoạt động kia. 

Nhân viên không muốn bị kiểm soát 

Hơn thế nữa sự kiểm soát của nhà quản lý trong toàn bộ nội dung trao đổi thông tin với khách hàng cũng khiến nhân viên không thoải mái trong quá trình làm việc. Nếu tích hợp CRM trên tổng đài ảo, các cuộc trò chuyện giữa nhân viên Sales và khách hàng sẽ được ghi lại. Nhà quản trị có thể truy cập vào các file, xem lịch sử cuộc gọi và kiểm soát hoạt động giao dịch. 

Trên đây là những lý do khiến cho nhân viên không muốn sử dụng CRM trong công việc. Tuy nhiên, nếu bạn tìm kiếm được đơn vị cung cấp uy tín và chất lượng, vấn đề thuyết phục nhân viên sử dụng CRM sẽ được giải quyết một cách triệt để.

Bizfly là một trong những cơ sở cung cấp giải pháp CRM hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động bán hàng của nhân viên Sales tốt nhất hiện nay:

• Không gian lưu trữ data khách hàng an toàn tuyệt đối nhờ chức năng phân quyền, mã hoá dữ liệu và lưu trường đám mây. CRM của Bizfly giúp nhân viên sales bảo vệ nguồn data khách hàng an toàn và không cần lo lắng về vấn đề gián đoạn truy cập hay mất dữ liệu. 
• Khác với các biện pháp lưu trữ truyền thống, CRM của Bizfly giúp nhân viên bán hàng tối ưu thời gian làm việc một ngày bằng cách lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả. Đồng thời nó cũng cho phép tư vấn viên dành nhiều thời gian cho khách hàng, tăng tỷ lệ chốt đơn và nâng cao hiệu suất làm việc. 
• CRM hỗ trợ nhân viên chuẩn bị báo cáo theo từng chu kỳ một cách hoàn toàn tự động và chính xác. Mặt khác, nó cũng cắt giảm các tác vụ lặp lại và giúp nhân viên sales hoàn thành chuỗi hoạt động bán hàng tốt hơn, nâng cao doanh số. 

Bài viết đã cung cấp cho bạn đọc 5 lý do quan trọng khiến nhân viên không sử dụng CRM trong công việc. Bên cạnh các lý do kể trên, còn có nhiều yếu tố chủ quan khác liên quan tới mindset truyền thống hoặc tâm lý ngại thay đổi. Đối với doanh nghiệp, thay đổi tư duy và nhận thức của nhân viên về CRM để ứng dụng hiệu quả, đồng bộ vào hoạt động kinh doanh vẫn là một bài toán khó cần nhiều thời gian để giải quyết.