Quản lý kho bằng excel đơn giản và miễn phí

Quản lý kho hàng không phải là một công việc không dễ dàng đòi hỏi doanh nghiệp cần có quy trình quản lý tối ưu. Với những cửa hàng hay doanh nghiệp có số lượng hàng hóa nhiều và thông tin phức tạp đi kèm thì đây lại là một vấn đề vô cùng khó khăn. Trong trường hợp này, sử dụng các công cụ hỗ trợ trong quản lý kho là phương án đem lại giá trị tối ưu cho doanh nghiệp.

Excel là một trong số các phần mềm hỗ trợ đắc lực mà doanh nghiệp nào cũng nên biết. Để hiểu rõ hơn về việc quản lý kho bằng Excel, bạn có thể tham khảo bài viết tại đây của Bizfly nhé​.

Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel

Excel là một trong những công cụ văn phòng đa năng có tác dụng rất lớn giúp doanh nghiệp trong việc thống kê và báo cáo dữ liệu. Đặc biệt, trong quá trình quản lý kho, phần mềm excel còn mang đến những lợi ích như sau.

Thống kê dữ liệu chi tiết

Ưu điểm lớn nhất khi sử dụng công cụ Excel trong hoạt động quản lý kho hàng phải kết đến đó chính là giúp người dùng thống kê dữ liệu liên quan đến hoạt động kho hàng vô cùng chi tiết. Bao gồm các thông tin như thông số sản phẩm, thời điểm nhập kho - xuất kho, số lượng hàng tồn kho, kích thước, khối lượng…

Chỉ với các tính năng đơn giản, Excel cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống các bảng tính với đa dạng các hàm số giúp quá trình nhập thông tin và theo dõi số liệu trở nên đơn giản, dễ dàng.

Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel

Báo cáo, thống kê

Để theo dõi và báo cáo tình hình quản lý kho hàng dễ dàng, doanh nghiệp có thể sử dụng các định dạng bảng biểu, sơ đồ có trong phần mềm excel. Tùy thuộc vào từng mục đích thống kê mà người sử dụng sẽ sử dụng biểu đồ cụ thể để nhằm mục đích thu được báo cáo chi tiết.

Không mất chi phí sử dụng

Lợi ích to lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm Excel khi quản lý kho hàng đó chính là phần mềm này hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp không phải trả bất kỳ một khoản chi phí quản lý nào khi sử dụng excel. Không giống một số phần mềm quản lý kho khác, doanh nghiệp phải trả một khoản phí hàng tháng khi sử dụng.

Hướng dẫn quy trình quản lý kho bằng excel

Hệ thống quản lý kho bằng Excel hiệu quả sẽ giúp người dùng dễ dàng trong thao tác cũng như tiến trình theo dõi và quản lý hiệu quả hơn.

Bước 1: Tạo file excel quản lý dữ liệu kho hàng

Đầu tiên, để sử dụng excel trong quản lý kho, doanh nghiệp cần tạo một file excel với đầy đủ thông tin cần thiết cho việc trích xuất dữ liệu như: bảng số liệu hàng hóa, phiếu nhập kho và xuất kho…Với file số hiệu hàng hóa, cần có số liệu cụ thể về mã hàng hóa, số lượng, chứng từ và ngày giờ nhập hàng…

Với mẫu phiếu nhập - xuất kho thì cần phải có đầy đủ số thứ tự, tên, hàng hóa, nhãn hiệu, đơn vị tính, số lượng, giá và thành tiền.

Bước 2: Tính toán số lượng và giá trị hàng tồn kho

Sau khi đã có bảng số liệu và mẫu phiếu xuất - nhập kho, chúng ta sử dụng các hàm tính trong excel để tính toán số lượng hàng hóa và giá trị tồn kho. Ở bước này, rất nhiều người cho rằng cần phải am hiểu tất cả các công thức, hàm tính trong excel thì mới có thể làm được. Tuy nhiên, thông thường để tính được số lượng hàng hóa và hàng tồn chúng ta sẽ chỉ cần sử dụng 3 hàm số cơ bản đó là Vlookup, Sumif và Iferror.

Hướng dẫn quy trình quản lý kho bằng excel

Với Vlookup là hàm số tìm kiếm theo cột giúp tìm kiếm danh mục hàng hóa một cách đơn giản. Hàm Sumifs giúp tính số lượng hàng hóa và chi phí nhập xuất theo từng mã hàng. Cuối cùng, hàm iferror giúp cho quá trình sử dụng hàm Vlookup trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

Theo các chuyên gia, việc sử dụng các hàm số trong file Excel để tính toán và quản lý kho chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có số lượng hàng hóa nhỏ. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn nên sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động này.

Một số rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

Bên cạnh các lợi ích khi sử dụng thì việc quản lý kho bằng excel cũng gặp một số nhược điểm như bảo mật kém, dữ liệu không thể chia sẻ đến người dùng theo thời gian thực. Đặc biệt, các hàm tính trong Excel tương đối phức tạp đòi hỏi người sử dụng phải am hiểu công cụ này mới dễ dàng thực hiện. Ngoài ra khi doanh nghiệp áp dụng excel trong quy trình quản lý kho sẽ gặp phải một số rủi ro kể đến sau đây.

Dữ liệu nhập thủ công, tốn thời gian

Dữ liệu phải nhập thủ công là điều khiến cho việc sử dụng Excel trong quản lý kho hàng gặp rất nhiều trở ngại và tốn thời gian, công sức của doanh nghiệp. Việc này còn thường xuyên dẫn đến tình trạng sai sót trong quá trình nhập liệu từ đó ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. 

Dữ liệu không được bảo mật, thất thoát

Khi sử dụng file excel để thống kê và báo cáo số liệu thì thông tin thường không được lưu trữ trên cùng một hệ thống và thường xuyên phải chia sẻ đến cho người khác vì vậy rất khó để có thể bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Đặc biệt rất nhiều trường hợp khi đang làm việc người sử dụng vô ý ấn nhầm hoặc gặp sự cố về máy tính thì việc mất dữ liệu là điều không thể tránh khỏi.

Một số rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

Dữ liệu không được cập nhật liên tục

Một trong số những điểm yếu nữa mà việc sử dụng phần mềm Excel hay gặp phải đó chính là số liệu không được cập nhật theo thời gian thực. Việc này gây ra rất nhiều khó khăn trong quá trình tương tác và xử lý thông tin với các bộ phận khác từ đó khiến cho quy trình vận hành trong quản lý kho gặp trở ngại.

Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho bằng Excel

Để sử dụng và quản lý kho bằng Excel diễn ra hiệu quả và tối ưu, hãy lưu ý những vấn đề quan trọng như sau.

• Sử dụng các mẫu excel quản lý phải phù hợp với lĩnh vực ngành nghề của doanh nghiệp.
• Phải có kiến thức cơ bản về hàm số, công thức tính để khắc phục lỗi khi phát sinh
• Cẩn thận và chi tiết trong quá trình nhập liệu vào file excel
• Sử dụng các tính năng bảo mật, hạn chế người dùng xâm nhập để hạn chế tối đa tình trạng bị mất dữ liệu.

Quản lý kho hàng hiệu quả với phần mềm bán hàng OneX

Có thể thấy việc sử dụng Excel để quản lý kho có nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm với nó rất nhiều điều bất lợi. Đặc biệt khi mà doanh nghiệp đang muốn phát triển và mở rộng gian hàng hay hoạt động kinh doanh online của tổ chức. Nếu chỉ sử dụng các công cụ truyền thống như excel thì rất có thể mọi người sẽ gặp rắc rối trong quá trình bán hàng từ khâu nhập hàng, bỏ sót đơn hàng, không có thông tin sản phẩm trong kho...

Hiểu được nỗi khó khăn của các chủ cửa hàng online, Bizfly đã nghiên cứu và phát triển phần mềm bán hàng online đa kênh OneX để giúp hoạt động bán hàng trở nên đơn giản hơn với các tính năng nổi bật:

• Tích hợp công nghệ AI để giúp nâng cao hoạt động chăm sóc khách hàng, phát hiện spam và dự báo các sản phẩm đang trên xu hướng
• Tự động lọc các tin nhắn tiêu cực của đoạn hội thoại, spam từ khách hàng
• Xác định nhu cầu và mong muốn của khách hàng khi đối thoại với khách hàng
• Tích hợp với hầu hết các sàn thương mại điện tử phổ biến hiện nay như Lazada, Shopee, tiki...
• Xử lý đơn hàng số lượng lớn trong cùng một thời điểm
• Tổng hợp báo cáo và theo dõi mọi lúc mọi nơi nhờ khả năng tương thích với mọi thiết bị

Quản lý kho hàng hiệu quả với phần mềm bán hàng OneX

Tìm hiểu thêm về BizShop tại đây

Trên đây là toàn bộ thông tin về việc sử dụng file Excel trong quản lý kho. Qua đó bạn đã hiểu rõ hơn về lợi ích, quy trình và các lưu ý quan trọng khi quản lý kho bằng Excel từ đó đề ra phương án sử dụng hiệu quả.