Truyền thông nội bộ và vai trò của truyền thông nội bộ trong tổ chức

Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng trong việc gắn kết nhân viên và củng cố hoạt động vững mạnh. Hiểu về truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và tăng hiệu suất công việc. Bài viết dưới đây được Bizfly triển khai sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc liên quan tới truyền thông nội bộ, một số sai lầm và cách nâng cao hiệu quả truyền thông. 

Khái niệm về truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ (tên tiếng anh là internal communications) là chia sẻ thông tin về các bộ phận của doanh nghiệp, đảm bảo toàn bộ nhân viên đều được cung cấp thông tin đầy đủ. Từ đó hỗ trợ nhân viên các bộ phận hoàn thành tốt công việc của mình. Mục đích của truyền thông trong doanh nghiệp là xây dựng tinh thần nội bộ hạnh phúc và gắn kết. Đồng thời kết nối hiệu quả giữa các bộ phận với thành viên trong tổ chức, hình thành và nuôi dưỡng văn hoá thương hiệu trong doanh nghiệp.

Khái niệm về truyền thông nội bộ

Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ là một hoạt động không thể thiếu đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Bởi nó giúp doanh nghiệp: 

• Củng cố tầm nhìn, các giá trị thương hiệu và văn hoá doanh nghiệp cho nhân viên. 
• Cung cấp thông tin đa chiều, minh bạch, nhanh chóng với tất cả các bộ phận. Từ đó đội ngũ nhân sự sẽ xác định rõ nhiệm vụ, triển khai các chiến lược hiệu quả và phối hợp với nhau nhịp nhàng hơn. 
• Nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ, phát huy tốt các nguồn lực vốn có của công ty một cách hiệu quả nhất. 
• Thu hút nhân tài, xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh và tạo ra một nơi làm việc lý tưởng, lành mạnh cho nhân viên. 

Đọc thêm: 8 bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện hiệu quả cho Marketer

Một số hiểu lầm nghiêm trọng khi làm truyền thông bộ

Hiện nay, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về truyền thông nội bộ gây ra những hiểu lầm không đáng có. 

Không phân biệt được truyền thông nội bộ và PR-inhouse

PR-in house yêu cầu người thực hiện phải có kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động để truyền thông sản phẩm và thương hiệu. Thực tế, cụm từ in-house được dùng để phân biệt giữa PR doanh nghiệp và PR tư nhân. Do đó, truyền thông nội bộ và PR-in house hoàn toàn không phải là một. 

Một số hiểu lầm nghiêm trọng khi làm truyền thông bộ

Truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện

Điều này là hoàn toàn không đúng bởi tổ chức sự kiện gắn kết chỉ là một phần của công tác truyền thông nội bộ. Hoạt động truyền thông trong doanh nghiệp bao gồm: phổ biến thông tin về đường lối, chính sách, văn hóa, cung cấp thông tin doanh nghiệp. 

Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự

Truyền thông nội bộ là cung cấp, truyền tải thông tin tới các thành viên trong doanh nghiệp và tổ chức các hoạt động, sự kiện nhằm gắn kết mọi người. Quản lý nhân sự bao gồm các hoạt động tuyển dụng, quản lý dữ liệu nhân viên, training công việc,... 

Không hiểu về truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp 

Truyền thông nội bộ và văn hoá doanh nghiệp là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Trong đó, văn hoá doanh nghiệp được gây dựng trong suốt quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp với các giá trị niềm tin, hình thức mà các thành viên cùng công nhận, hành động. Truyền thông nội bộ là phương thức để đưa văn hoá doanh nghiệp tới nhân viên, giúp nhân viên thực hiện và duy trì nó. 

Đọc thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì? Cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả

Các cách nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ

Nếu bạn đang tìm kiếm các phương thức cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ, tham khảo một số cách dưới đây. 

Tạo kênh truyền thông thân thiện trên mobile

Thói quen sử dụng điện thoại ngày càng thường xuyên của nhiều người đưa đến một yêu cầu thiết yếu về việc tiếp cận thông tin trên smartphone. Vì vậy, bạn cần đảm bảo kênh truyền thông nội bộ cung cấp cho nhân viên có thể truy cập trên điện thoại. Cách này giúp thông tin đến với nhân viên bất cứ lúc nào và việc tương tác với nhân viên cũng trở nên dễ dàng hơn. 

Sử dụng công cụ giao tiếp trực tuyến

Các công cụ giao tiếp trực tuyến là những công cụ mà bạn cần khai thác để tiết kiệm chi phí truyền thông. Đồng thời đảm bảo thông điệp được truyền đi chính xác, thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp. 

Các cách nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ

Sử dụng video

Video có thể tạo ra sức hút lớn, đẩy mạnh tương tác với nhiều người và truyền tải thông điệp hiệu quả. Do đó, bên cạnh các thông tin dạng văn bản, bạn nên thêm thông tin dạng video hoặc sử dụng video để làm truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp. 

Tận dụng mạng xã hội

Tận dụng các mạng xã hội nội bộ hỗ trợ nhân viên trong doanh nghiệp giao tiếp với nhau nhanh chóng, chủ động hơn thay vì phải chờ đợi mail. Các mạng xã hội sẽ giúp nhân viên lên lịch, ghi nhớ sự kiện và theo dõi được các kênh truyền thông ở nơi làm việc. Ngoài ra, nó cũng giúp kết nối mọi người, mang đến cơ hội cộng tác thuận lợi. 

Xây dựng chính sách truyền thông nội bộ phù hợp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có các đặc điểm, nguồn lực và định hướng khác nhau. Do đó, xây dựng một chính sách truyền thông nội bộ phù hợp với hoàn cảnh và tình hình thực tế sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất. Bạn nên có một số khảo sát với nhân viên và học hỏi các chính sách truyền thông nội bộ của doanh nghiệp khác để thực hiện các chiến lược truyền thông phù hợp. 

Tổ chức sự kiện nội bộ

Song song với các phương thức truyền thống, tổ chức các sự kiện nội bộ sẽ tạo ra nhiều cơ hội để nhân viên ở các phòng ban giao lưu với nhau. Đó có thể là một bữa tiệc, một chuyến du lịch, team building,.... tạo ra sự tương tác, truyền thông mạnh mẽ trong nội bộ doanh nghiệp. 

Đọc thêm: Các phương tiện truyền thông phổ biến

Truyền thông nội bộ là một phần quan trọng, tương đương với  truyền thông, quảng cáo đại chúng. Các doanh nghiệp cần đầu tư và xây dựng các chiến lược truyền thông doanh nghiệp nghiêm túc. Từ đó thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp, tạo ra môi trường hiệu quả và sáng tạo, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.