3 cách gửi email hàng loạt miễn phí, không bị spam

Gửi email hàng loạt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thay vì phải gửi email tới từng khách hàng và quản lý email hiệu quả. Dưới đây, Bizfly sẽ chia sẻ chi tiết 3 cách gửi email hàng loạt nhanh chóng và chính xác nhất. 

Gửi email hàng loạt là gì?

Gửi email hàng loạt là hành động gửi email đến một số lượng lớn khách hàng trong cùng một thời gian. Đây là một chiến dịch email marketing để thu hút khách hàng tiềm năng, thúc đẩy doanh số bán hàng hoặc nuôi dưỡng khách hàng của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc gửi email hàng loạt

Doanh nghiệp tận dụng tốt cách gửi email hàng loạt sẽ thu lại những lợi ích sau đây:

• Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức thay vì việc phải gửi và giám sát từng email riêng lẻ.
• Cho phép doanh nghiệp dễ dàng gửi thông điệp tới một lượng lớn đối tượng mục tiêu với độ bảo mật cao.
• Dễ dàng theo dõi tình trạng của tất cả các email gửi đi, giảm thiểu khả năng gửi sót email đến khách hàng.

Các cách gửi email hàng loạt cho nhiều người đơn giản nhất

Gửi email hàng loạt bằng Bizmail

Bizmail là một trong những công cụ hỗ trợ gửi email cho nhiều người cùng một lúc với tỷ lệ thành công cao. Để thiết kế email và gửi hàng loạt, bạn có thể tham khảo các bước sau đây:

• Bước 1: Truy cập Bizmail, chọn Thư viện mẫu, tại đây bạn có thể lựa chọn Mẫu email có sẵn hoặc tự tạo mẫu bằng cách kéo thả các thành phần.

• Bước 2: Vào Chiến dịch email, chọn Tạo chiến dịch mới.

• Bước 3: Chọn Chiến dịch thường và đừng quên đặt trên cho chiến dịch. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn Chiến dịch AB để test 2 campaign.

• Bước 4: Tại cửa sổ hiện ra, bạn có thể tiếp tục thao tác:

- Đặt tên tiêu đề email gửi đi

- Chọn Preview text (có thể chọn hoặc không)

- Chọn tên người gửi, email gửi và email nhận phản hồi.

- Chọn tệp khách hàng sẽ nhận email.

- Chọn mẫu email đã tạo ở bước 1 bằng cách nhấn Chọn nội dung hoặc có thể tạo nội dung bằng AI. 

- Để xem tỷ lệ email vào Inbox, Update, Spam… bạn có thể chọn Dự đoán kết quả email.

• Bước 5: Chọn Gửi ngay hoặc Đặt lịch sau đó để lên lịch gửi email tự động, chọn Bắt đầu chiến dịch.

Gửi email hàng loạt bằng Gmail

Gửi bằng danh bạ trong Gmail

• Bước 1: Mở Gmail, chọn Soạn thư hiển thị ở góc trên cùng bên trái của màn hình.

• Bước 2: Tại mục Đến, hãy tìm kiếm và lựa chọn nhóm email bạn muốn gửi hàng loạt. Hãy đảm bảo rằng bạn đã tạo các nhóm danh bạ trong Gmail.

• Bước 3: Nhập thông tin bao gồm chủ đề và nội dung email.

 

• Bước 4: Nhấn Gửi.

 

Gửi bằng Carbon Copy (Cc)

Carbon Copy hay Cc cho phép bạn tạo bản sao của email và gửi cho nhiều người cùng lúc. Điều này đồng nghĩa với việc người nhận mail sẽ thấy được danh sách tất cả những người cùng nhận được thư này. 

Do đó, nếu bạn gửi email mà không cần bảo mật thông tin hay danh tính người nhận thì có thể sử dụng tính năng này.

• Bước 1: Chọn Soạn thư để tạo thư mới.

• Bước 2: Bạn có thể nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl+Shift+C hoặc nhấn trực tiếp vào kí hiệu Cc tại mục Đến. Sau đó tiếp tục nhập thông tin email và nhấn Gửi.

Gửi bằng Blind Carbon Copy (Bcc)

Blind Carbon Copy viết tắt là Bcc, đây là tính năng hỗ trợ gửi email cho nhiều người một lúc nhưng sẽ không hiển thị với người nhận danh sách những người cùng được nhận email này. 

Vì vậy, ngược lại với Cc, Bcc giúp bạn bảo mật thông tin, danh tính người nhận mail.

• Bước 1: Chọn Soạn thư để tạo thư mới.

• Bước 2: Bạn có thể nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl+Shift+B hoặc nhấn trực tiếp vào biểu tượng Bcc tại mục Đến. Sau đó tiếp tục nhập thông tin email và nhấn Gửi.​​​​​​​​​​​​

Gửi email hàng loạt bằng Outlook

• Bước 1: Chuẩn bị file 

Trước khi tiến hành gửi email hàng loạt bằng Outlook, bạn cần chuẩn bị các file dưới đây: 

- Nội dung email được soạn thảo sẵn dưới định dạng file Word.

- Thông tin khách hàng được định dạng theo cột dọc trong file Excel, trong đó bắt buộc phải có cột địa chỉ email của người nhận.

• Bước 2:  

Truy cập Microsoft Outlook, chọn mục Send/Recieve trên thanh menu, lựa chọn Work Offline, sau đó thu nhỏ cửa sổ Outlook. Lưu ý không tắt phần mềm.

• Bước 3: Liên kết dữ liệu khách hàng

Truy cập Microsoft Word, vào Mailings trên thanh menu, chọn Start Mail Merge >> Email Messages. Tiếp tục chọn Select Receipients >> Use an Existing List. Tại đây, một bảng thông tin sẽ hiện ra, hãy chọn Sheet dữ liệu khách hàng trong file Excel đã chuẩn bị trước đó, nhấn OK. 

• Bước 4: Cá nhân hoá nội dung

Hãy cá nhân hoá nội dung trong Word bằng cách click chuột ở vị trí thông tin, chọn Insert Merge Field ở thanh menu, chọn trường thông tin bạn cần chèn theo các cột đã tạo trong file Excel.

• Bước 5: Chuẩn bị thông tin email gửi

Chọn Finish & Merge >> Send email messages. Tại đây, hộp Merge to E-mail hiện ra, bạn tiếp tục thao tác như sau:

- Tại mục To: Chọn Email 

- Subject line (tiêu đề thư): Nhập dòng tiêu đề mà bạn muốn người nhận nhìn thấy.

- Mail format: Hãy lựa chọn html nếu bạn muốn một email màu sắc, có kiểu chữ, chèn link hình ảnh,... hoặc ngược lại là plain text nếu email không có định dạng. 

- Nhấn OK.

* Lưu ý: Khi thao tác trên Word, phần mềm Outlook vẫn luôn phải mở song song để đảm bảo mail được gửi đi.

• Bước 6: Kiểm tra danh sách người gửi

Quay trở lại với Outlook, truy cập vào mục Outbox ở sidebar bên trái, tại đây sẽ hiển thị các danh sách email mà bạn dự định gửi. Vào Send/Receive trên thanh menu và bỏ chọn Work Offline.

• Bước 7: Thao tác gửi email hàng loạt

Nhấn Send/Receive All Folders và mail của bạn sẽ được tự động gửi đến tất cả người nhận có trong danh sách hiển thị, lúc này, mục Outbox sẽ trống. Để kiểm tra lại các mail đã gửi, bạn có thể xem trong mục Sent Items.

Một số hạn chế khi gửi email hàng loạt

Các email hàng loạt có thể bị coi là thư rác

Việc gửi email bằng tính năng Cc hay Bcc trên Gmail có thể khiến bộ lọc phân loại thư của bạn là thư rác trong trường hợp công cụ email của người nhận không được thiết kế cho email hàng loạt.

Số lượng địa chỉ người nhận có thể bị hạn chế

Không phải tất cả các dịch vụ email đều cho phép bạn gửi thư hàng loạt với số lượng lớn. Một số công cụ có giới hạn về số lượng người nhận nhằm ngăn chặn những hoạt động gian lận có thể xảy ra.

Nếu danh sách gửi email quá giới hạn, doanh nghiệp chỉ được chấp nhận gửi cho một lượng khách hàng cố định và phần còn lại để gửi sau.

Không chuyên nghiệp

Với tính năng Bcc của Gmail, thông tin của người nhận hoàn toàn được hiển thị cho tất cả những người nhận khác, điều này có thể tạo ấn tượng không tốt với khách hàng hay đối tác. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý sử dụng tính năng này vào hoàn cảnh thích hợp.

Mẹo gửi email hàng loạt hiệu quả, không bị đánh spam

Tuân thủ các yêu cầu, quy định về gửi email 

Trước khi bắt tay vào gửi email hàng loạt, hãy chắc chắn rằng bạn đã nắm rõ các tiêu chí về tiếp thị qua email được quy định trong Đạo luật CAN-SPAM, CCPA hay GDPR,... Điều này giúp giảm thiểu khả năng email của bạn bị đánh dấu hoặc không đạt tiêu chuẩn.

Kiểm tra điểm thư rác

Điểm thư rác cho biết tần suất các bộ lọc thư rác gắn cờ email của bạn và ngăn chúng tiếp cận với khách hàng. Đừng quên kiểm tra email trước khi gửi để xem chúng đạt điểm như thế nào và chỉnh sửa nếu cần thiết.

Kiểm tra email trước khi gửi

Hãy kiểm tra lại email trước khi gửi tới khách hàng, đảm bảo dòng chủ đề của bạn có ý nghĩa và đủ mạnh mẽ để thu hút người dùng, tất cả các liên kết trong nội dung đều hoạt động,... 

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng email tương thích trên các thiết bị và ứng dụng khác nhau. Một mẹo nhỏ là bạn có thể gửi email cho nhiều người trong chính doanh nghiệp của mình để xem xét và hiệu chỉnh toàn diện hơn.

Đảm bảo tần suất gửi

Để tránh bị bộ lọc đánh dấu là thư rác, đừng gửi tất cả email cùng một lúc. Một số dịch vụ email sẽ cho phép bạn quyết định số lượng email cần gửi mỗi phút và hầu hết những đề xuất này đều được đưa ra dựa trên chiến dịch. 

Ví dụ, một công cụ gửi email hàng loạt có thể đề xuất cho chiến dịch của bạn gửi 50 mail mỗi phút.

Sử dụng công cụ phân tích

Bạn có thể sử dụng số liệu phân tích được cung cấp bởi dịch vụ email của bạn hoặc các công cụ khác như Google Analytics để đánh giá hiệu quả và cải thiện các chiến dịch trong tương lai.

Một số chỉ số khi gửi email hàng loạt mà bạn cần quan tâm:

• Lượng email được mở
• Tỷ lệ email không đến được hộp thư khách hàng
• Email nào được người đọc nhấp vào liên kết đến trang web của bạn

Lưu ý tên miền, IP mới

Các miền và IP mới dễ dàng bị đưa vào danh sách đen của các nhà cung cấp dịch vụ hộp thư đến (ISP) nếu gửi quá nhiều email cùng lúc. Do đó, hãy cân nhắc sử dụng miền cũ hoặc IP đang hoạt động khi gửi email hàng loạt lần đầu tiên.

Xác định rõ mục đích của email

Đừng quên xác định mục đích cụ thể của những email được gửi đi, email hướng đến đối tượng nào, nhằm truyền tải điều gì tới đối tượng,... 

Bằng cách tập trung vào những mục đích này, chiến dịch tiếp thị của bạn sẽ hiệu quả, tiếp cận và thu hút được nhiều khách hàng hơn.

Cập nhật danh sách email thường xuyên

Hãy đảm bảo doanh nghiệp luôn cập nhật danh sách người đăng ký email thường xuyên với thông tin rõ ràng, bao gồm đầy đủ những người dùng đã hoàn tất đăng ký. 

Điều này sẽ hạn chế khả năng vi phạm luật bảo vệ người tiêu dùng và loại bỏ những đối tượng không bày tỏ sự quan tâm. 

Nội dung email rõ ràng, tránh viết chung chung

Nếu bạn gửi email chung chung hoặc lặp đi lặp lại, khả năng người nhận mở và tương tác với email là rất thấp. Thay vào đó, hãy sử dụng các tính năng như cá nhân hóa, tối ưu hoá  thông tin để thu hút độc giả, tăng tỷ lệ nhấp, tỷ lệ chuyển đổi, giảm thiểu việc người nhận hủy đăng ký. 

Lựa chọn thời điểm gửi email 

Quyết định đúng thời điểm và ngày gửi email sẽ giúp doanh nghiệp đạt được tỷ lệ chuyển đổi tốt hơn trong các chiến dịch tiếp thị. 

Việc xác định đúng ngày và giờ có thể đòi hỏi một vài thử nghiệm, thời gian gửi lý tưởng thường khác nhau tùy theo tổ chức và loại chiến dịch. Dưới đây là một số gợi ý về thời điểm gửi email giúp tiếp cận tốt nhất khách hàng mục tiêu:

Trên đây là bài viết cung cấp 3 cách gửi email hàng loạt đơn giản và dễ hiểu nhất, hy vọng sẽ đem lại những thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi và ủng hộ những bài viết tiếp theo của Bizfly nhé!