Lễ khai trương là gì? Hướng dẫn các bước tổ chức lễ khai trương

Tổ chức lễ khai trương là cột mốc quan trọng của mọi công ty, doanh nghiệp với hy vọng sự phát triển thịnh vượng sau này. Để chương trình diễn ra thuận lợi thì cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng ở khâu chuẩn bị. Vậy làm thế nào để tổ chức khai trương thành công? Cùng các chuyên gia của Bizfly tìm hiểu ngay câu trả lời cho vấn đề này tại bài viết dưới đây.

Lễ khai trương là gì?

Lễ khai trương (Grand Opening) là sự kiện quan trọng đối với doanh nghiệp đánh dấu sự ra mắt cửa hàng, công ty hoặc thương hiệu mới đến mọi người. Mục đích của buổi tổ chức lễ khai trương nhằm mong cầu sự may mắn đến với cửa hàng, buôn bán phát đạt và đạt được thành công như ý.

Để buổi tổ chức lễ khai trương được diễn ra thành công thì cần xác định quy mô tổ chức để chuẩn bị những hạng mục cần thiết. Ví dụ như quy trình đón tiếp khách, bữa tiệc ăn nhẹ, tiết mục văn nghệ chào mừng, quà tặng khách hàng,....

Lễ khai trương là gì?

Ý nghĩa của việc tổ chức lễ khai trương

Tổ chức lễ khai trương mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công ty hoặc thương hiệu mới. “Khai” trong tiếng Hán nghĩa là mở đầu, “Trương” có nghĩa là lớn mạnh. “Khai trương” mang hàm ý chỉ khởi đầu suôn sẻ, đại phát. Bên cạnh đó, đây là một cơ hội tuyệt vời giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu mới tới khách hàng. Thông qua buổi lễ khai trương, doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh, dịch vụ một cách hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm: Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới: Quy trình, hình thức và kịch bản

Lễ khai trương được tổ chức như thế nào?

Để tổ chức lễ khai trương thành công và đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần xác định rõ các khâu cần chuẩn bị. Cụ thể như sau:

Xác định mục tiêu, thông điệp muốn gửi gắm qua buổi lễ

Bước đầu tiên trong khâu chuẩn bị tổ chức lễ khai trương là cần xác định được mục tiêu cũng như thông điệp muốn hướng tới. Khi đã có được mục đích chính thì doanh nghiệp mới có thể triển khai các phần tiếp theo. Hầu hết, các doanh nghiệp khi tổ chức khai trương đều hướng đến mục đích giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng mới. Đây cũng là cơ hội để kết nối và tri ân khách hàng cũ. 

Tiến hành thực hiện khai trương theo từng hạng mục

Sau khi đã chuẩn bị xong nội dung và kế hoạch, để tổ chức lễ khai trương theo đúng kế hoạch thì cần có timeline chương trình. Bao gồm thời gian cho từng tiết mục, dụng cụ cần thiết, nhân sự. Trước hôm diễn ra chương trình chính thức nên chạy thử chương trình và kịch bản MC để xem xét những rủi ro và đề xuất phương án cải thiện phù hợp.

Tìm hiểu đối tượng khách sẽ có mặt tại lễ khai trương

Mỗi mô hình doanh nghiệp sẽ tiếp cận với đối tượng khách hàng khác nhau. Do đó, tìm hiểu được đối tượng khách hàng mục tiêu giúp sự kiện tổ chức khai trương được diễn ra thành công. Đồng thời đưa sản phẩm đến đúng tay người tiêu dùng có nhu cầu. Hơn thế, xác định được khách hàng mục tiêu cũng góp phần giúp doanh nghiệp xây dựng được nội dung và chủ đề phù hợp.

Lễ khai trương được tổ chức như thế nào?

Lên ý tưởng, kế hoạch cho buổi khai trương

Để lên ý tưởng và kế hoạch cho buổi khai trương, người tổ chức cần dựa vào mục tiêu cũng như đối tượng khách hàng hướng tới. Một buổi lễ khai trương thành công, bên cạnh yếu tố sáng tạo thì cần phù hợp thị hiếu của khách hàng mục tiêu. Chỉ có như vậy, tổ chức khai trương mới ghi được dấu ấn trong khách hàng. Đây là một điểm cộng rất lớn của thương hiệu đến đến khách hàng.

Nếu bạn vẫn chưa có ý tưởng để tổ chức sự kiện lễ khai trương như thế nào cho hấp dẫn và ấn tượng thì có thể tham khảo thêm Top 6 ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề ấn tượng và độc đáo nhất tại bài viết sau đây: https://bizfly.vn/techblog/y-tuong-to-chuc-su-kien.html

Lựa chọn ngày, giờ tổ chức khai trương

Lựa chọn ngày, giờ cho buỗi tổ chức lễ khai trương vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, theo quan niệm truyền thống, để tổ chức sự kiện quan trọng thì cần lựa chọn ngày, giờ đẹp giúp mọi chuyện suôn sẻ, thuận lợi.

Kiểm tra chỉnh sửa và hoàn thành kịch bản

Kịch bản chương trình nên được xây dựng chi tiết từng hạng mục. Với mỗi hạng mục cần ước lượng thời gian diễn ra để chương trình không bị kéo dài. Do đó, khi xây dựng kịch bản cần được chỉnh sửa kỹ càng và nhận được sự phê duyệt từ các cấp.

Xây dựng kế hoạch quảng bá chương trình

Để buổi tổ chức lễ khai trương có thành công hay không còn phụ thuộc vào số lượng tiếp cận chương trình. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch quảng bá chương trình để được nhiều khách hàng biết đến hơn. Đẩy mạnh truyền thông giúp nâng cao độ nhận diện hình ảnh và kích thích doanh thu của công ty. Tuỳ vào quy mô chương trình, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức quảng bá khác nhau. Đơn cử như báo chí, quảng bá truyền hình hoặc phát tờ rơi,...

Quản lý các yếu tố có thể ảnh hưởng đến lễ khai trương

Trong bất kỳ chương trình nào, yếu tố rủi ro gần như không thể tránh khỏi. Có thể kể đến sự cố âm thanh, thời tiết, trang thiết bị, nguồn nhân lực,... Bất kỳ yếu tố nào cũng ẩn chứa rủi ro không mong muốn. Do đó, cần chuẩn bị các phương án dự phòng để khắc phục kịp thời khi có sự cố xảy ra.

Một số mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương cửa hàng

Sau đây là một số mẫu kịch bản thực hiện tổ chức khai trương cửa hàng chi tiết mà mọi người có thể tham khảo:

mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương cửa hàng

Lưu ý các kinh nghiệm khi tổ chức lễ khai trương thành công

Tổ chức chương trình khai trương có thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Tuy nhiên, mọi người vẫn nên có sự chuẩn bị kỹ càng về mọi mặt. Cụ thể:

• Xác định đối tượng tiềm năng mà doanh nghiệp hướng tới. Điều này nâng cao hiệu quả cũng như giúp doanh nghiệp đưa ra ý tưởng tổ chức chương trình thành công.
• Sáng tạo chủ đề mới lạ và thú vị giúp nâng cao hiệu quả truyền thông sản phẩm một cách tự nhiên.
• Nên lên kế hoạch tổ chức chi tiết từ 2 -3 tháng trước khi chương trình diễn ra để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về địa điểm tổ chức, trang thiết bị cần thiết,...
• Chuẩn bị phương án dự phòng để kịp thời xử lý sự cố nếu có.

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện tối ưu 

Tổ chức lễ khai trương là ngày vô cùng quan trọng với doanh nghiệp nên cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chỉnh chu. Hy vọng với những thông tin mà Bizfly cung cấp trên đây đã giúp bạn đọc có thêm kinh nghiệm để tổ chức chương trình thành công.