Workshop là gì? Những điều cần biết khi tổ chức Workshop

Chúng ta thường nghe nhiều người xung quanh nói “tham gia workshop” nhưng không phải ai cũng hiểu rõ workshop là gì? Trong bài viết này, Bizfly sẽ chia sẻ bạn định nghĩa khái quát của thuật ngữ này và những điều cần biết khi tổ chức workshop nhé!

Workshop là gì?

Workshop là thuật ngữ dùng để chỉ những buổi hội thảo nhằm mục đích trao đổi chia sẻ những  kiến thức, kỹ năng cũng như kinh nghiệm trong các lĩnh vực khác nhau. Workshop cũng có thể là buổi trò chuyện thân mật để chia sẻ cùng nhau những kinh nghiệm bài học trong cuộc sống.

Thông qua buổi workshop thành viên được học hỏi thêm nhiều kiến thức bổ ích lẫn nhau

Workshop thường được chia thành 02 giai đoạn trong đó phần đầu của chương trình là sự chia sẻ kiến thức từ diễn giả hoặc những người có chuyên môn. Sau đó là thời gian thảo luận giữa các thành viên tham gia workshop. Diễn giả có thể chia nhóm người tham dự để thảo luận và đặt câu hỏi tự do. Thông qua workshop, các thành viên sẽ học hỏi thêm được nhiều kiến thức bổ ích. 

Lợi ích của việc tổ chức workshop

Ngày nay các công ty hay các trường đại học thường xuyên tổ chức các buổi workshop vì hình thức này mang lại rất nhiều lợi ích cho cả người tổ chức và người tham dự có thể kể đến như:

• Tăng cường khả năng làm việc nhóm

Trong các buổi workshop người tham gia không chỉ ngồi nghe thụ động mà còn phải tương tác, làm việc nhóm với những người không quen biết để hoành thành hoạt động trong buổi workshop. Từ đó, giúp tăng cường khả năng làm việc nhóm cũng như kết nối, mở rộng mối quan hệ một cách chủ động

•  Phát huy khả năng tập trung và tư duy sáng tạo

Trong khuôn khổ thời gian và không gian giới hạn của workshop kích thích khả năng tư duy, nâng cao sự tập trung cao độ của người tham dự để giải quyết các bài thực hành trong workshop.

• Kênh quảng bá marketing hiệu quả và tiết kiệm

So với kênh marketing truyền thống, việc tổ chức workshop hiệu quả và tiết kiệm hơn. Bởi vì nó thu hút đúng đối tượng có nhu cầu và quan tâm đến chủ đề của buổi hội thảo, từ đó nâng cao khả năng tiếp cận đúng thị trường mục tiêu với mức chi phí tối ưu

Các hình thức workshop

Nếu bạn đang làm việc trong ngành tổ chức sự kiện và đã có góc nhìn cơ bản về workshop là gì, thì bạn cũng cần tìm hiểu 3 hình thức của workshop hiện nay tại Việt Nam.

• Workshop chia sẻ kiến thức

Dạng hình thức workshop này dễ tổ chức và khá phổ biến. Người chia sẻ thường là các chuyên gia hoặc các diễn giả có chuyên môn. Quy mô của workshop chia sẻ kiến thức từ vài chục đến vài trăm người, kéo dài 3-4 tiếng. Trong buổi workshop, người tham dự không chỉ tiếp nhận thông tin từ diễn giả mà còn tham gia hỏi đáp trực tiếp và nhận được những lời khuyên giá trị, tiếp thu kiến thức kinh nghiệm mới từ các chuyên gia.

• Workshop đào tạo

Là loại hình thường được các công ty sử dụng để đào tạo nội bộ, nâng cao kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên. Diễn giả trong các buổi workshop đào tạo có thể là chuyên gia được doanh nghiệp mời về chia sẻ. hoặc cũng có thể là nhân viên nội bộ chia sẻ những kiến thức, thế mạnh với các phòng ban khác.

Workshop đào tạo nội bộ giúp nâng cao kỹ năng của nhân viên để làm việc hiệu quả hơn

• Workshop thiên về thực hành

Đây là loại hình workshop phổ biến trong lĩnh vực nấu ăn, làm bánh, cắm hoa… Khác với workshop đào tạo, workshop thiên về thực hành người tham dự sẽ bắt tay vào thực hành và trải nghiệm ngay sau khi diễn giả kết thúc chia sẻ.

• Workshop với mục đích marketing

Đây là buổi workshop để quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới đến khách hàng. Workshop dạng này thường có quy mô lớn, có sự tham gia đại diện của nhãn hàng cũng như các chuyên gia trong ngành để tư vấn về sản phẩm cụ thể nhất từ thành phần, công dụng, chất lượng cũng như các kiểm định cần thiết. Workshop với mục đích marketing cần phải được chuẩn bị chi tiết và chu đáo nhất nhằm truyền đạt thông tin từ nhãn hàng một cách hiệu quả nhất.

Các chuyên gia và đại diện nhãn hàng chia sẻ thông tin sản phẩm, thương hiệu một cách cụ thể nhất

Cách tổ chức workshop thành công

Workshop là gì? Người tổ chức sự kiện cần phải làm gì để tổ chức workshop thành công?

1. Xác định mục tiêu của workshop

Trước khi tổ chức workshop người tổ chức cần phải xác định được mục tiêu của workshop là gì? Từ đó đề ra chiến lược, kế hoạch, kịch bản cũng như xác định thời gian và địa điểm tổ chức workshop.

Khi đã xác định được mục tiêu, người tổ chức cần lập danh sách các đối tượng tham gia sự kiện để có kế hoạch tiếp cận, cũng như xây dựng kịch bản chương trình phù hợp.

2. Xác định vai trò của những người tham dự

Ban tổ chức cần xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng vị trí để đảm bảo các hạng mục đều được kiểm soát tốt, tăng hiệu quả công việc cũng như tính chuyên nghiệp của sự kiện, cụ thể:

• Người điều phối: quan sát, theo dõi và chỉ đạo mọi thứ đảm bảo workshop diễn ra đúng kế hoạch

• Người ghi chép: ghi lại nội dung, hoạt động, ý kiến đóng góp từ khán giá, những vấn đề được chuyên gia giải đáp hoặc những mục tiêu chưa thực hiện được suốt sự kiện. Những ghi chép này sẽ được tổng kết sau khi chương trình kết thúc

• Người giám sát: đảm bảo các hạng mục thực hiện theo đúng tiến độ của chương trình. Trong trường hợp cần thay đổi vì lý do ngoài ý muốn, người giám sát có trách nhiệm phân bổ thời gian các hạng mục hợp lý nhất.

• Người tham dự: là những người tham gia workshop để lắng nghe, học hỏi những kiến thức hữu ích từ diễn giả.

Xác định rõ vai trò của những người tham dự workshop giúp sự kiện thành công hơn

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Tùy thuộc vào quy mô, số lượng người tham dự cũng như chủ đề của workshop để lựa chọn địa điểm phù hợp. Với những workshop có số lượng người tham dự nhỏ, người tổ chức có thể chọn những phòng họp hội nghị. Ngược lại, nếu số lượng người tham gia đến vài trăm người bạn có thể lựa chọn hội trường lớn hoặc các địa điểm ngoài trời.

4. Tiến hành buổi workshop theo dự kiến

Mở đầu workshop sẽ là lời giới thiệu, chào hỏi trước khi dẫn dắt vào chủ đề chính. Người điều phối sau đó sẽ liệt kê các hoạt động trong khuôn khổ thời gian của workshop, nêu lên mục đích và mong muốn sau chương trình. Sau đó, họ sẽ giới thiệu diễn giả/chuyên gia sẽ chia sẻ trong chương trình.

5. Tổng kết và rút kinh nghiệm sau workshop

Workshop kết thúc cũng là thời gian tổng kết, giải đáp các thắc mắc của người tham gia chương trình. Đồng thời kiểm tra và gửi tài liệu đến người tham gia.

Một số câu hỏi thường gặp khi tổ chức workshop

Việc nắm bắt các câu hỏi thường gặp của người tham dự giúp ban tổ chức có sự chuẩn bị tốt hơn cho workshop. Bên dưới là một số câu hỏi phổ biến khi tổ chức workshop:

• Địa điểm tổ chức workshop ở đâu?

• Workshop sẽ diễn ra bao lâu?

• Người tham dự có cần phải chuẩn bị gì không?

• Chương trình của workshop sẽ diễn ra như thế nào? Người tham dự sẽ đạt được điều gì sau sự kiện?

• Trong trường hợp bận/kẹt lịch, có chính sách dời hoặc đổi lịch cho người tham dự không?

• Workshop có chính sách hoàn tiền cho người tham dự không?

Công ty tổ chức workshop

Ngày nay tổ chức workshop đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp, nó là hoạt động marketing để quảng bá thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp tới khách hàng tiềm năng với chi phí tối ưu. Nhằm đảm bảo sự thành công, tiết kiệm chi phí và thời gian tổ chức, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn công ty tổ chức workshop. Trong đó phải kể đến công ty tổ chức sự kiện Bizfly Event - công ty tổ chức sự kiện tích hợp công nghệ số độc đáo.

Buổi tổ chức workshop của công ty Bizfly

Thông tin liên hệ

Bizfly Event - Công ty tổ chức sự kiện trọn gói uy tín 

Địa chỉ: Tầng 17 Tòa nhà Center Building Hapulico Complex, số 1 Nguyễn Huy Tưởng, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội

Hotline: 024 7300 6886

Email sale : sales@bizfly.vn

Tóm lại Bizfly hy vọng bài viết trên giúp bạn định nghĩa được workshop là gì? các hình thức workshop và quy trình để tổ chức một buổi workshop thành công. Đừng quên ghé thăm website Bizfly thường xuyên để được cập nhật các kiến thức, xu hướng mới nhất trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nhé!